Qu’est-ce que l’e-procurement ?

e procurement

L’e-procurement est une pratique qui consiste à dématérialiser les interactions commerciales entre les entreprises et leurs fournisseurs par le biais du numérique afin d’optimiser le processus d’achat. Que signifie le terme « e-procurement » ? Quel est l’objectif de l’e-procurement ? Qu’est-ce que l’e-procurement et comment fonctionne-t-il ? Les quatre avantages de l’e-procurement. Dans cet article nous répondrons à toutes les questions qui tournent autour de l’e-procurement.

Que signifie le terme « e-procurement » ?

L’expression « e-procurement » est un anglicisme composé du préfixe « e » pour « électronique » et du mot « procurement », qui signifie « approvisionnement » en anglais. Il existe plusieurs traductions françaises : solution électronique d’achat, approvisionnement en ligne ou électronique.

L’e-procurement est défini par le ministère français de la culture comme « la gestion centralisée des achats et des approvisionnements d’une entreprise sur une plate-forme électronique. »

Il faut savoir que l’e-procurement ne convient qu’aux achats des entreprises, c’est-à-dire au marché B2B. Le secteur Business to Customer (B2C), qui ne couvre que les achats personnels, est exclu.

Les plateformes électroniques qui sous-tendent l’e-procurement permettent de dématérialiser l’acte d’achat pour tout ou partie du processus Procure to Pay (P2P), qui se divise en trois étapes.

  • Le choix des produits
  • Envoi du bon de commande
  • La gestion et le paiement des factures

Il est essentiel de distinguer l’e-procurement de l’e-sourcing, qui fait référence au processus Source to Contract (S2C).

Quel est le but de l’e-procurement ?

L’e-procurement s’adresse principalement à quatre groupes au sein des entreprises :

  1. Le service des achats, qui est chargé de définir et d’améliorer les stratégies d’achat.
  2. Les utilisateurs finaux qui passent la commande lorsque la nécessité s’en fait sentir.
  3. La personne chargée de valider les commandes.
  4. Les commandes et les factures sont rapprochées et les paiements sont effectués par les services financiers et comptables.
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Quel est le fonctionnement de l’e-procurement ou approvisionnement électronique ?

L’e-procurement est divisé en trois étapes, chacune d’entre elles étant propre au processus Procure to Pay :

1. Choix des produits

Les entreprises visitent une plateforme prédéterminée, qui peut être un catalogue en ligne, un Punch-Out (Il s’agit d’une forme de catalogue électronique qui constitue un aspect essentiel des solutions d’approvisionnement en ligne et qui permet aux entreprises de consulter les offres négociées et actualisées de leurs fournisseurs), ou un site marchand B2B. Elles obtiennent un accès complet à l’ensemble de l’offre du fournisseur, y compris les conditions de l’accord (produits sélectionnés, remises, etc.).

Ils sélectionnent leurs produits et demandent un achat en un seul clic. Ce dernier est alors relié à leur système d’achat, où il est validé selon un ensemble de règles.

2. Passation de la commande

Une fois validée, la demande d’achat devient un bon de commande. Celui-ci est soumis au fournisseur concerné sous la forme d’un document électronique ou via une place de marché. Le fournisseur prépare alors la marchandise pour la livrer immédiatement.

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3. Obtenir une facture

La facture peut également être dématérialisée, ce qui signifie que les entreprises obtiennent la facture sous la forme d’un fichier PDF ou d’un document électronique qui est automatiquement rapproché de la commande et incite au paiement.

Les quatre avantages de l’e-procurement

Comme vous pouvez le constater, l’e-procurement permet de consolider et d’automatiser les interactions entre les parties prenantes (utilisateurs finaux, services d’achat, fournisseurs, etc.) afin d’améliorer le processus, la gestion et la stratégie d’achat. Il y a quatre avantages importants à garder à l’esprit :

1. Réalisation d’économies

Le coût moyen d’une transaction normale est de 95 €, alors que le coût d’une transaction entièrement numérique (de la sélection du produit au paiement) est inférieur à 19 €. Cela s’explique par le fait que le processus est totalement automatisé, ce qui réduit les dépenses de main-d’œuvre. Les gains financiers sont importants par rapport à la quantité de commandes, surtout pour les transactions indirectes.

2. Se débarrasser des processus qui n’apportent pas beaucoup de valeur

Les équipes peuvent améliorer la rapidité et l’efficacité en éliminant les tâches administratives et manuelles, tout en réduisant le taux d’erreur de 30 à 50 %. Le bon de commande est envoyé, l’approbation est demandée, et la commande est rapprochée de la facture… tous ces processus sont automatisés. Les équipes disposent ainsi de plus de temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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3. Réduire les délais d’exécution globaux

La procédure est simplifiée et directe pour les entreprises, qu’elles passent ou valident des commandes. Le temps passe, les rappels apparaissent, les papiers administratifs à gérer et à classer disparaissent… Cela vous permet de gagner un temps considérable lors de la procédure d’achat. De plus, comme la commande est instantanément convertie en bon de préparation chez le fournisseur, les entreprises peuvent être approvisionnées plus rapidement.

4. Une meilleure gestion des dépenses

Grâce à un système de reporting, l’e-procurement aide les entreprises à avoir une vision claire et en temps réel de leurs dépenses (parties commandantes, processus d’achat, etc.). Elles peuvent ainsi mieux gérer leurs dépenses, établir un budget plus précis et améliorer leur stratégie en identifiant les axes de développement.

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